仕事のテクニック

TODOリストはいらない【スケジュール帳こそ最強のタスク管理ツール】

こんにちは。
yuu(@yu_yu211)です。

みなさん仕事や日常生活の管理にTODOリストを活用されていますか?
やることを頭の中から書き出して一覧にしておくと、何をやらなければならないかが一目瞭然になって、仕事の時間配分や予定の管理がしやすくなりますよね。
TODOリストを活用することで、仕事や目標の明確化ができ、効率的に作業が進められるということが、メリットとして言われてきました。

しかし、TODOリストに書き出したことを思った通り効率的にこなすことができている人は少ないのではないでしょうか?
私もTODOリストを作って仕事上のやることを一覧にしていたのですが、想定外の用事や連絡が集中すると、TODOリストに書き出したタスクは一向に完了せず、新たなタスクとストレスばかりが積み重なっていきました。
こんな経験、みなさんもありませんか?

今回は、TODOリストに頼らない最強のタスク管理法について、ご紹介していきます。

最も効率的なタスク管理法はスケジュール帳を使うこと

結論から言うと、最もタスク管理に向いているのは「スケジュール帳」です。
成功者のほとんどは、TODOリストの管理よりもスケジュール帳の管理を厳格に行っています。

スケジュール帳は手帳でもGoogleカレンダーでも、Appleの純正カレンダーでもそれぞれ使いやすいもので構いません。
紙のスケジュール帳の場合は1日のタイムテーブルが記載できるものを使うのが基本です。
デジタルなスケジュール管理ツールの方が、予定の微調整の入力が簡単にできるので手帳よりは使いやすいかと思います。
この辺りは好みですね。

なぜTODOリストがいらないのか

なぜTODOリストがいらないと考えられるのか、それは物事を完結するために必要な情報がTODOリストだけでは管理しにくいからです。

TODOリストがいらない理由について説明していきます。

タスクの時間的なボリュームがわからない

TODOリストの問題点は、すぐに終わってしまうタスクも数時間かかるタスクもリスト上に混在してしまうと言う点です。

誰かにメールを返信するというタスクも、企画書を作って上司に提出すると言うタスクも、TODOリスト上では一覧として存在することになります。
すると、作業がひと段落してTODOリストを取り出し、次に片付けるべきことを考えると、簡単に済ませられるタスクから取り掛かろうと思ってしまいます。
企画書よりもメールを返信する方が時間がかからないので、そういったタスクから片付けてしまおうと思ってしまいます。
結果的に、企画書を書くというタスクは重要であるにもかかわらずどんどん後回しにされてしまいます。

重要なタスクが埋もれてしまう

TODOリストでは、タスクの重要性が判断しにくく、一覧化されたタスクの中からやることをピックアップして取り掛かっていくので、急ぎ且つ簡単なタスクから消化されていく傾向が強くなります

例えば会社の経理担当なら、契約している保険プランの見直しや、会社で使っているスマホの通信費の見直しなど、重要度は高いものの取り掛からなくても重大な問題にはなりにくいタスクよりも、請求書の発行や銀行口座の確認など、簡単で急ぎのタスクを優先させてしまうので、重要なタスクは簡単なタスク影に埋もれていってしまいます。

タスクの蓄積がストレスになる

TODOリストを使うことで、余計なストレスが生まれる可能性があります。未着手・未完了のタスクが蓄積していくと、そのタスクのことが気になり集中力が散漫になることがあります。

TODOリストに書き出すことで、頭の中のタスクを整理し、一つ一つを抽出し集中して取り組みたいのに、リストの中に溜まった他のタスクのことが気になって集中できないのでは本末転倒です。

これは心理学用語でツァイガルニク効果とも呼ばれています。
達成できなかったことや中断している事柄の方を、達成できた事柄よりもよく覚えていると言う心理的な現象です。

ツァイガルニク効果を簡単に言うと…

不完全なものの続きが気になって仕方がないと感じてしまうと言うことです。
例えば下記のような例があります。

  • テレビドラマの先が気になって翌週が待ち遠しい。
  • 映画の予告編を見てその先の内容が気になって仕方がない

スケジュール表を活用したタスク管理術

ここでは具体的にスケジュール表を活用したタスク管理の方法について説明していきます。

全ての予定・タスクをスケジュールする

スケジュール帳には、大事な商談の時間(1時間)や会議の時間(30分)だけでなく、昼食の時間(30分)やメールのチェック(30分)、SNSの閲覧投稿の時間(30分)まで、とにかく全てのスケジュールを細かく入れます。

TODOをスケジュール帳に登録し、かかる時間とやる時間を明確にし、それに沿って行動するようにするだけです。

重要なタスクは朝イチにスケジュール

重要なタスクほど早い時間帯にスケジュールします。
なぜ朝イチの早い時間帯かというと、午前中の方が頭の働きが良く集中して作業できることと、午後になると仕事上のトラブルやお願いの連絡が入る可能性も高くなり、集中力が著しく低下する恐れがあるからです。

せっかくスケジュール帳を使って1日の予定をあらかじめ立てているのに、重要なことほど後回しにしたのでは、結果的にTODOリストだけを見てタスクをこなすのと変わりがないので、タスクの重要性を見極めてスケジュールを組むようにします。

登録した予定はずらさない

スケジュール帳に登録した予定は基本的には動かしません。
決めた時間にやると言う習慣付けが、スケジュール帳を用いたタスク管理を行なっていく上では最も重要だからです。

気分が乗らないから、もう少し時間がかかりそうだから…

など、ちょっとした理由でスケジュールを微調整していたら、スケジュール帳を用いて管理をするメリットを活かしきれません。

とはいえ、緊急のトラブルなどでどうしても予定をこなせないと言う場面もありますので、臨機応変な対応は必要です。

予備時間をスケジュールする

1日の中で、30分×3コマとか、60分×2コマなどといった、何も予定していない予備のための時間をあらかじめスケジュール帳に登録しておきます。
トラブルがあって予定をずらしたり、慣れないタスクで想定よりも時間がかかった場合に充てられる時間としてあらかじめ予備時間を確保しておくようにします。

そうすることで、予定が崩れた場合でも対処する余裕を持つことができます。
時間的なゆとりと仕事のパフォーマンスには相関関係があるので、あらかじめスケジュールにゆとりを組みこんでおくことで仕事の生産性を向上させられる可能性もあります。

さいごに

やることを洗い出したら、TODOリストとして管理せずに、スケジュールの中に組み込んでしまうことで、やること・時間・優先順位を把握することができ、未達のタスクのまま放置されてしまうリスクを防ぐことができます。
TODOリストはやることを洗い出しするのに便利な手法ですが、やることをこなすためのツールとしては足りない要素があります。
TODOをスケジュール帳に落とし込むことで、優先順位づけと時間の割り振りというTODOリストの苦手要素をカバーすることができます。

スケジュールを細かく組む習慣づけをすると、時間的な焦りや不安からも解放され、より充実した毎日を送ることができます。
仕事や周囲に振り回されることなく、大切な時間を自分のために有意義に使うための手法として、スケジュール帳によるタスク管理を実践してみてくださいね。